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Desde Silicon Valley

Del mal (y del buen) uso de las presentaciones PowerPoint

Francis Pisani | 3/5/2010

Resulta difícil hoy en día salvarse de las presentaciones PowerPoint. Las mejores (las menos) muestran bellas fotos, y las peores (las más) solo diapositivas escritas en letras minúsculas que el orador lee mirando la pantalla... no a su público. En las empresas y hasta en las fuerzas armadas se han vuelto la forma de expresión pública dominante. Alteran nuestra manera de comunicarnos y de pensar. Felizmente también podemos aprender a sacarles mejor provecho, y los más audaces a utilizar otras herramientas.

El martes 27 de abril el New York Times publicó un impactante artículo sobre el uso de PowerPoint por parte de las fuerzas armadas de EEUU, bajo un título implacable: "Hemos encontrado al enemigo, y es PowerPoint". La ilustración era una diapositiva que representaba el estado del conflicto en Afghanistán. Tan complejo que remitía más a un plato de espaguetis que a una síntesis. Apenas verla, Stanley McChrystal, jefe de las fuerzas de la OTAN en Kabul, declaró: "el día en que entendamos esta diapositiva habremos ganado la guerra."

Lo peor para el general es que debe aguantar dos presentaciones PowerPoint diarias sin contar las que se suman de manera extraordinaria a lo largo de la semana.

Muchos oficiales dedican varias horas al día a la preparación de tales ejercicios formales. Algunos protestan y es tema de discusión en varios blogs de militares. El general McMaster prohíbe su uso y afirma que "crean la ilusión de entender y controlar." Otros no vacilan en afirmar que "nos vuelve estúpidos". El principal reproche parece radicar en que no dejan espacio para la discusión ni para el pensamiento crítico. Permite eludir responsabilidades.

De hecho una presentación utilizada para explicarle al Presidente Bush el escenario prevaleciente antes de lanzar el ataque contra Iraq en el 2002 muestra tal cantidad de "bullet points" que casi no se distingue la afirmación (falsa) según la cual Iraq contaba con "armas de destrucción masiva". 

A pesar de sus críticas los militares que censuran el uso de PowerPoint reconocen que les gusta usarlo, en particular cuando el objetivo consiste en no dar información… como en el caso de los briefings a los periodistas, por ejemplo.

Algunas empresas también experimentan el impacto negativo de esta forma rígida de comunicar. Sun Microsystems tenía prohibido su uso cuando Scott McNeally era presidente. Pero sin presentación PowerPoint no hay manera para una start-up de conseguir financiamiento. Incluso las escuelas de negocios enseñan su uso y los profesores de un número creciente de disciplinas diseñan sus cursos con base en ellas. 

De hecho PowerPoint no es responsable de esta situación. Keynote de Apple provoca exactamente al mismo tipo de problema. Lo que se impone cuestionar es nuestra manera de utilizar una herramienta que extrae su fuerza y utilidad del hecho de permitir a los oradores "mostrar" cosas de las cuales "hablan". Los humanos nos dejamos convencer más facilmente por lo que vemos que por lo que oímos.

No tenemos por qué comunicar con malas presentaciones PowerPoint. 

La primera solución consiste en hacerlas mejor. Varios autores pueden sernos útiles.

Nancy Duarte, por ejemplo, quien ayudó Al Gore a montar su espectáculo con impresionantes diapositivas para sensibilizarnos acerca del calentamiento global. Hasta una película se hizo sobre sus presentaciones.

Garr Reynolds, por otro lado, desarrolla un estilo elegante y depurado en sus "presentaciones zen".

En cuanto al formato, el inversionista Guy Kawasaki ofrece la regla más sencilla, conocida como 10/20/30: 10 diapositivas, 20 minutos, ninguna letra inferior a 30 puntos.

Los más alérgicos al estilo PowerPoint, pero interesados en hacer presentaciones visuales, podrían utilizar los mapas conceptuales.

Según Chuck Frey del MindMapping Software Blog, las tres mejores heramientas son iMindMap, NovaMind y el muy conocido (y caro) MindManager.

Una herramienta particularmente sorprendente y útil se encuentra online en Prezi.com. Robin Auters, de TechCrunch, explica que "es una aplicación enteramente basada en Flash que permite romper con el formato diapositiva tras diapositiva de la mayoría de las presentaciones. En su lugar, facilita crear presentaciones no-lineales con las cuales podemos acercarnos (zoom in) o alejarnos (zoom out) de un mapa visual con palabras, enlaces, imágenes, videos, etc."

Permite –además de las clásicas diapositivas (con bullet points para quien quiera)– pasar con un click del detalle más fino a una vista de conjunto (y viceversa).

El concepto es tan interesante que los laboratorios de Microsoft han desarrollado una tecnología similar bautizada pptPlex.

 

The New York Times http://www.nytimes.com/2010/04/27/world/27powerpoint.html 

La diapositiva de la guerra de Irak http://www.presentationzen.com/presentationzen/2007/02/another_set_of_.html

Ejemplo de protesta de un coronel http://www.afji.com/2009/07/4061641 

Nancy Duarte http://blog.duarte.com/

Garr Reynolds http://www.presentationzen.com/presentationzen/

La regla de Kawasaki http://blog.guykawasaki.com/2005/12/the_102030_rule.html

Las tres mejores herramientas para hacer presentaciones con mapas

Conceptuales http://mindmappingsoftwareblog.com/the-3-best-mind-mapping-programs-for-making-presentations/

TechCrunch http://techcrunch.com/2009/04/20/prezi-is-the-coolest-online-presentation-tool-ive-ever-seen/

pptPlex http://www.officelabs.com/projects/pptPlex/Pages/default.aspx

Comentarios

2
Jesús

el principal problema de los presentadores es su capacidad de síntesis y su afán por destacar (dejando ver su sabiduría) sin preocuparse por comunicar. Me encanta el libro de Reynolds, Presentación Zen que ha publicado Pearson en España, por fin alguien habla de síntesis...
Me ha gustado mucho el artículo

1
Rober

Existe un sitio donde puedes descargar plantillas gratis para powerpoint www.plantillas-powerpoint.com que puede ayudar a hacer mejores presentaciones. Espero que les sirva. Saludos

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